Programma
per la gestione alberghiera, campeggi, case vacanza e strutture ricettive in
genere.
Nato dall’esperienza delle versioni
precedenti (Galaxy Hotel 1.0/2.0/3.0/4.0), il nuovo “Galaxy Hotel 5.0” è stato
concepito e modificato per rispondere alle esigenze dei piccoli, medi e grossi
alberghi.
Il Galaxy Hotel 5.0 è formato
da diversi moduli. Questa peculiarità abbinata alle possibilità di
personalizzazione del programma rende il Galaxy Hotel 5.0 il prodotto su misura
per ogni struttura alberghiera.
Caratteristiche
Moduli e servizi.
L’esigenza di concepire un prodotto che
potesse essere su misura per ogni struttura ricettiva, ha reso necessario per la
nuova versione uno studio approfondito, per renderlo adattabile in modo semplice
ad ogni esigenza.
Nasce un programma composto da vari moduli
che lo rendono idoneo tecnicamente ed economicamente a strutture ricettive:
piccole, medie e grandi.
Di seguito riportiamo i moduli che compongono il nuovo Galaxy Hotel 5.0:
-
Modulo base.
-
Multi struttura.
-
Gruppi e famiglie.
-
Contratti.
-
Contabilità Light.
-
Economato.
-
Point Of Sale (gestione bar e
ristorante).
-
Web Marketing Service.
-
Internet Room Service.
-
Controllo centralino telefonico.
-
Controllo centralino telefonico advanced.
Modulo Base.
Il modulo base è il cuore del programma. Su
di esso ruotano integrandosi tutti i moduli periferici.
Ecco di seguito il contenuto di massima presente nei vari settori che lo
compongono.
Questo
settore include tutti i dati da pianificare per il corretto utilizzo:
o
Parametri;
o
Piano dei conti;
o
Listini prezzi;
o
Risorse (alloggi, appartamenti, piazzole camping);
o
Lettere di corrispondenza;
o
Diversi ancora...
L’anagrafica
dei clienti, consente l’inserimento e l’archiviazione di tutti i dati del
cliente. Successivamente è possibile una comoda consultazione. Uno storico sia
dei pernottamenti ma anche della corrispondenza avuta, permette un analisi
statistica dei dati per nuove proposte commerciali alle varie categorie di
clienti.
Di seguito le
funzione principali:
o
Dati personali, per emissione dei documenti di
pubblica sicurezza.
o
Dati relativi al soggiorno: listino prezzi
utilizzato; alloggio; numero di visite effettuate; sistema di pagamento
adottato.
o
Indirizzi: abitazione e ufficio.
o
Storico delle camere utilizzate dal cliente, con
possibile cancellazione.
o
Storico della corrispondenza personalizzata per
ogni cliente.
o
Clienti suddividibili per categorie.
Questo
archivio, consente di creare svariati tipi di alloggio con specifiche
caratteristiche. Ad esempio: camere, suite, aree per campeggio, appartamenti
vacanza e altre ancora. Questa possibilità rende il prodotto elastico nelle sue
funzioni e adattabile a ogni struttura. L’utilizzo dei dati contenuti in questo
archivio è successivamente disponibile all’interno del modulo principale
“Prenotazioni”.
Di seguito le
funzioni principali:
o
Sigla dell’alloggio.
o
Tipologia.
o
Foto della camera.
o
Possibile aggiunta di letti supplementari.
o
Programmazione di un periodo di fuori servizio.
o
Note di rilievo disponibili per il personale.
Includono un elenco di procedure primarie che l’operatore svolge durante la sua
attività lavorativa:
o
Situazione grafica della struttura con relativi
dati d’occupazione, promemoria, agenda interattiva con la prenotazione in merito
alle attività da svolgere;
o
Elenco degli arrivi per il check-in;
o
Elenco delle partenze per il check-out;
o
Elenco delle prenotazioni alle quali ancora deve
essere assegnato l’alloggio, con relativa opzione per una procedura
d’assegnazione automatica;
o
Elenco dei clienti in casa;
o
Elenco dei clienti non arrivati (no show);
o
Elenco delle prenotazioni con contratto (es.
allotment) con relais scaduta;
Include l’elenco di tutte le prenotazioni
o
Elenco dei clienti in casa;
o
Elenco degli arrivi;
o
Elenco delle partenze;
o
Elenco giornaliero, l’insieme dei tre precedenti;
o
Elenco dei non arrivati;
o
Elenco generale per un determinato periodo.
Le
prenotazioni inserite, sono movimentate dall’utente fino alla conseguente uscita
del cliente dalla struttura ricettiva al termine della sua permanenza.
All’interno di ogni prenotazione sono possibili una serie di operazioni atte a
pianificare ed a consentire la permanenza del cliente in modo semplice ed
efficace.
Ogni “prenotazione” è ovviamente raggiungibile in modo semplice ed efficacie da
ogni parte del programma.
Di seguito elenchiamo solo le principali funzioni:
o
Pianificazione del periodo si permanenza;
o
Pianificazione dei listini prezzi da utilizzare;
o
Possibilità di pianificare un cambio prezzo
durante il periodo di permanenza;
o
Possibilità di vendere l’alloggio sia per persona
sia per camera;
o
Possibilità di avere fino a quattro fasce di
prezzo più tre fasce di supplemento;
o
Pianificazione del contratto al quale allacciare
la prenotazione;
o
Codifica del sistema di pagamento da proporre
durante il periodo di permanenza;
o
Possibilità di pianificare i codici di addebito
giornaliero sui conti della prenotazione;
o
Possibilità di determinare tramite “l’istruttore
di fatturazione” una pianificazione automatica che consente lo smistamento dei
vari codici d’addebito o i codici di pagamento da addebitare o accreditare sui
vari conti sia a livello di articolo che a livello di gruppo;
o
Possibilità di avere immediatamente il “Totale
soggiorno” da confermare al cliente durante la prenotazione con una proiezione
dell’ammontare totale dell’arrangiamento scelto, in base al numero di giorni di
permanenza,
o
Possibilità di “condivisione” dell’alloggio,
consentendo di ricevere più prenotazioni in periodi diversi sul medesimo
alloggio;
o
Possibilità di prenotazione senza assegnazioni di
alloggio, consentendo la visione all’interno della disponibilità ma no di
occupare l’alloggio sul planning. Efficace per una corretta pianificazione di
“overbooking”;
o
Possibilità di assegnazione parcheggi;
o
Possibilità di creare un “agenda” specifica in
relazione alle operazioni da svolgere sulla prenotazione es. mettere fiori in
camera all’arrivo, ricordare al servizio in camera di portare la colazione,
pianificare la riparazione di un eventuale guasto...;
Sempre
all’interno della prenotazione è possibile l’interazione con i relativi conti.
Ogni “conto” è ovviamente raggiungibile in modo semplice ed efficacie da ogni
parte del programma. L’interazione con il conto avviene in modo semplice: una
maschera visualizza in modo sintetico la struttura dei codici di vendita e
quelli di pagamento, da quindi la scelta delle varie operazioni da svolgere.
Di seguito le funzioni principali:
o
Gestione di più conti per una stessa prenotazione;
o
Addebito dei codici di vendita con variante di
prezzo.
o
Codici di vendita strutturati sotto forma di
“distinta”, quindi far si che l’addebito di un codice può movimentarne
automaticamente altri. Es, un pacchetto benessere;
o
Pianificazione contabile del codice di vendita,
assegnando l’appropriato riferimento alla contabilità (mastrino o conto
contabile) per una corretta procedura di “registrazione in contabilità”.
o
Accredito di pagamenti in varie tipologie;
o
Storno di un codice addebitato;
o
Emissione dei documenti di vendita: fattura e
ricevuta, in lingue diverse in base al cliente;
o
Possibilità di modifica dell’intestazione del
conto;
o
Possibilità di effettuare estratti conto per il
cliente o di stampare un fattura pro forma uso interno;
o
Totale alloggi;
o
Fuori servizio;
o
Alloggi disponibili;
o
Presenti;
o
Confermate;
o
Prenotate;
o
Opzionate;
o
Vuoto per pieno;
o
A tentativo;
o
In allotment;
o
Alloggi liberi;
o
Alloggi liberi per tipologia: singole, doppie...;
o
Annullate da hotel;
o
Annullate da cliente.
-
Planning.
Suddiviso per struttura con “filtri” che selezionano sul totale delle risorse al
situazione distinta in: periodo, tipologia di alloggio, piano. I colori che
determinano lo stato della prenotazione sono personalizzabili dall’utente. Le
dimensioni grafiche sono adattabili dall’utente. La gestione degli “eventi”
consente una visualizzazione grafica con colorazione personalizzabile, dei
periodi particolarmente importanti per l’utente come ad esempio: fiere o
festività particolari. È possibile una stampa su carta.
Dal planning sono possibili le principali interazioni con il cliente quali:
o
Apertura di una prenotazione;
o
Gestione dei conti legati alla prenotazione;
o
Spostamento dell’alloggio;
o
Aumento o diminuzione del periodo di permanenza
del cliente;
o
Condivisione dell’alloggio con altro già occupato;
Suddiviso per struttura è possibile filtrarlo per tipologia ed ubicazione
d’alloggio. Tramite una colorazione grafica personalizzabile dall’utente è
possibile sapere lo stato della prenotazione.
Di seguito le funzioni principali:
o
Visualizzazione dello stato delle camere;
o
Apertura e gestione di una prenotazione;
o
Apertura e gestione dei conti legati all’alloggio;
o
Stampa su carta del piano d’occupazione.
La
gestione dei documenti consente di avere un elenco suddiviso in:
o
Conti interni;
o
Fatture;
o
Ricevute fiscali;
È
possibile da questa sezione l’interazione con i conti per le varie operazioni da
svolgere.
L’emissione delle fatture è possibile già in diversi formati. Ogni documento può
essere salvato automaticamente in formato PDF con una procedure di
archiviazione.
Da
questa sezione è possibile interagire direttamente con l’alloggio del cliente,
ed addebitare le rispettive consumazioni. Tramite l’istruttore di fatturazione,
l’addebito seguirà la pianificazione andando a collocarsi sul conto desiderato.
Multi struttura.
Attiva la
possibilità di gestire contemporaneamente più strutture di versa tipologia o con
sede diversa es: hotel e campeggio oppure due hotel in diverse ubicazioni.
Utilizzando un server dedicato ed una connessione internet a partire da 64 Kb, è
possibile l’accesso e l’interazione a distanza sul prodotto.
Prenotazione “famiglia e gruppo”.
Spalanca
la possibilità di effettuare prenotazioni con il compito di includere più di una
camera; es: prenotare 10 doppie. In automatico la prenotazione andrà poi a
generare le singole “individuali” sulle quali sarà indicato il numero d’alloggio
e il relativi occupanti. Su questo genere di prenotazione è anche possibile
tramite “l’istruttore di fatturazione” una pianificazione d’addebito sia a
livello articolo sia a livello gruppo articoli. Questa opzione rende facile e
veloce il successivo lavoro da parte dell’operatore il quale con il solo numero
dell’alloggio impartirà un addebito automatico sul conto appropriato in funzione
del tipo di consumazione.
Contratti.
Utilizzando questo modulo è possibile la pianificazione dei contratti ai tour
operator o semplicemente alle aziende oppure ai singoli privati.
La tipologia di contratti è distinta:
-
Vendita Libera.
-
Vuoto per pieno.
-
Allotment.
-
A tentativo.
Contabilità light.
Lo scopo
di questo modulo è di fornire alla struttura ricettiva una vera e propria
contabilità in partita doppia per uso interno. Su questo modulo è quindi
possibile ogni genere di movimentazione contabile.
Particolari “registrazioni contabili” sono quelle fornite dal prodotto, cioè
quelle generate automaticamente dai documenti emessi quali: fatture e ricevute
fiscali. Tramite una corretta pianificazione dei “codici di vendita” (articoli)
e dei “codici di pagamento o incasso”, sono generate le appropriate
registrazioni multiple.
L’ausilio di questo modulo offre la possibilità di gestire i conti correnti
bancari, le varie casse, e le carte di credito. È a discrezione dell’utente la
pianificazione di un “piano contabile” a quattro livelli (da noi fornito uno
standard) il quale fornirà un vero e proprio “bilancio” per uso interno.
Economato (prossimamente disponibile).
Dall’esperienza acquisita nel Food & Beverage, scaturisce una necessità sempre
maggiore di attenta analisi nella gestione degli acquisti. Galaxy Hotel 5.0
offre con la gestione del magazzino, appropriati strumenti di analisi
consentendo di raggiungere nella gestione ottimi standard qualitativi di
controllo e supervisione, ricoprendo un ruolo determinate per una corretta
gestione dell’economato.
Point Of Sale (punto vendita bar
ristorante).
Sistema
che ottimizza l’intero ciclo produttivo della ristorazione, riducendo i tempi di
attesa in ogni reparto: dalla sala cucina, dalla presa delle comande, allo
smistamento nei vari punti di preparazione, dalla richiesta del conto, al
pagamento rendendo più rapido ed efficiente il servizio.
Il prodotto si compone principalmente delle seguenti opzioni:
o
Comande trasmesse in tempo reale ai punti
preparazione;
o
Gestione operazioni di cassa in modo rapido e
semplice;
o
Analisi e controllo della gestione;
o
Ottimizzazione delle risorse umane;
o
Monitoraggio di tutte le attività;
o
Preparazione dei menù.
Web Marketing Service.
Sempre
più persone si affacciano in questo mondo di web marketing e lo utilizzano in
modo diverso per divertirsi, comprare, informarsi, conoscersi, studiare,
lavorare.
Gli utenti chiamati anche navigatori o surfers rappresentano il cuore di
internet: su di loro è concentrato il focus di ogni azione compiuta con
internet. Chi sono, cosa cercano, come cercano, cosa preferiscono... la grande
differenza di internet è che tutti ora hanno la possibilità di conoscere in modo
sempre più esatto questo tipo di informazioni e cercare di sfruttarle per
migliorare i propri prodotti e servizi.
Non sono più indagini di mercato compiute dalle grandi società, statistiche
generiche sui consumi e i gusti: si tratta di informazioni puntuali che il
singolo navigatore fornisce attraverso la traccia delle propria interazione,
cliccando su questo o su quel bottone, scegliendo una specifica pagina del sito,
seguendo uno specifico percorso; informazioni che vengono elaborate e restituite
sottoforma di “traffico”, “statistiche di accesso”, “profilo di utenza”.
Ecco uno dei motivi, non l’unico, per cui internet si coniuga perfettamente al
mondo dell’ospitalità: il cliente-utente al centro della propria attenzione.
“Come raggiungo meglio il mio target di clientela”, “esistono nuovi possibili
target a cui estendere l’offerta”, “quali servizi posso offrire con internet per
fidelizzare i clienti dell’Hotel”, “chi visita il sito? I clienti già acquisiti
o nuovi potenziali clienti che cercano alloggio?”, “cosa attira gli utenti
all’interno del sito dell’Hotel: la pagina dei servizi, la collocazione, la
descrizione delle camere, le promozioni?”, “come arrivano al mio sito?”. L’altro
anello di congiunzione è la ricerca: internet è in primo luogo un motore di
ricerca. Sempre più utenti cercano direttamente senza l’agenzia intermediaria
quello di cui hanno bisogno: i prodotti da acquistare, le informazioni di
utilità, il luogo di vacanza e quindi anche l’Hotel in cui alloggiare.
In tutti i principali portali esistono collegamenti a siti per la ricerca di
Hotel e strutture di ospitalità.
Dai grandi siti che consentono di trovare Hotel in tutto il mondo e prenotare
direttamente la camera, ai siti nazionali, regionali e locali dedicati al
turismo. Tramite l’accesso a cataloghi generali, elenchi on-line, o tramite una
semplice ricerca con alcune parole chiave, come: “Hotel Napoli sauna parcheggio”
internet potrà restituire gli indirizzi degli Hotel che corrispondono a questi
requisiti ad ogni navigatore in qualsiasi parte del mondo esso si trovi.
Internet Room Service.
Il
prodotto prevede uno chassis o dei prodotti stand alone con un numero limitato
di porte che permettono la crescita modulare del sistema installato. L’impianto
prevede il riutilizzo di una rete in rame esistente di qualsiasi categoria per
poter dare accesso a dati internet od intranet.
La
filosofia è quella di installare il sistema accanto ad un permutatore telefonico
per sfruttare la rete di fonia esistente, all’utente finale (camera nel caso
alberghiero) verrà installato un filtro che permetterà sia il servizio
telefonico che quello dati sullo stesso doppino.
Il
vantaggio è enorme in quanto non si richiede la posa di una nuova infrastruttura
di rete.
Il
mercato alberghiero è di grande interesse per questo tipo di prodotto.
Prevede
un apparato per la gestione locale o remota del sistema in grado di effettuare
tutti i controlli necessari ed il cliente potrà connettersi con il proprio
portatile senza dover cambiare la propria configurazione di rete (manterrà
quella originaria per l’accesso della propria Azienda)
Programma per centralina telefonica.
Consente
il collegamento del programma alle più diffuse centraline telefoniche, supporta
in automatico il trasferimento dati dalla centralina al programma addebitando la
telefonata sull’alloggio del cliente con un importo pianificato.
Include:
o
Collegamento alle centraline telefoniche più
diffuse.
o
Addebito automatico dell’importo pianificato,
direttamente sul conto del cliente.
o
Variazione dell’importo che deve essere
addebitato.
o
Statistiche sulle telefonate effettuate.
Stampe.
Sono
disponibili diverse stampe con possibile variazione dal parte dell’utilizzatore
o a richiesta da parte del personale specializzato Eurosoft.
Di seguito elenchiamo le principali.
o
Stampe di front office: arrivi, partenze,
presenze, per piano, parcheggi, compleanni, cucina, prenotazioni annullate, e
altre...
o
Stampe di back office: chiusura giornaliera,
estratti conto, liste saldi, bilancio, estratti di produzione, estratto dei
documenti, volume d’affari, statisti di produzione...
Statistiche.
Sono
disponibili diverse statistiche con grafica tridimensionale. La possibile
variazione da parte dell’utilizzatore o a richiesta da parte del personale
specializzato Eurosoft , di configurare graficamente le statistiche, permettono
una visione chiara dei vari settori della struttura alberghiera, fornendo un
valido strumento di pianificazione del marketing.
Di seguito elenchiamo le principali:
o
Camere
o
Cartoteca.
o
Cartoteca Mail.
o
Riservazioni.
o
Incassi.
o
Vendite.
o
Emissione dei documenti in più lingue.
o
Indicazione dei prezzi sui documenti in più
valute.
Il dopo vendita!
-
Assistenza con personale qualificato garantisce
una copertura totale delle richieste del cliente. La tecnologia “remote access”
consente utilizzando i canali Internet un dialogo tra
operatore e sede del cliente in modo efficace ed a basso costo.
-
Aggiornamenti costanti al prodotto lo rendono in
linea con le esigenze del cliente e lo adeguano alle nuove normative. La
procedura d’aggiornamento avviene in modo semplice tramite Internet con una
procedura di “download”.
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